TAKE NOTE : เปลี่ยนการทำงานของคุณให้ดีขึ้นทุกๆด้านด้วยการฝึกนิสัยจดบันทึก

take-note-change-your-work-better

หากในเวลาทำงาน คุณเป็นคนหนึ่งที่จดบันทึกงานต่างๆแล้ว….

  • สรุปใจความสำคัญหรือจับประเด็นสิ่งที่จดไม่ได้
  • คิดไอเดียมากมาย แต่ไม่ได้นำออกมาใช้
  • คุณไม่สามารถสื่อสารสิ่งที่คุณจดบันทึกกับผู้อื่นได้
  • ตัดสินใจผิดพลาด เพราะการจดบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบ

ปัญหาต่างๆที่กล่าวข้างต้นจินนี่ก็เคยเป็นค่ะ ซึ่งมันทำให้การทำงานเกิดข้อผิดพลาด ไม่สามารถนำสิ่งที่จดบันทึกไปต่อยอดการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ หรือในหลายๆที่มักจะลืมว่าเราจะต้องแก้ไขการทำงานอย่างไรบ้าง แม้แต่ลืมว่าเราจดไอเดียเจ๋งๆเอาไว้ตรงส่วนไหนของสมุด รวมไปถึงจดบันทึกเทคนิคการทำงานที่รุ่นพี่สอนเอาไว้ แต่พอกลับมาอ่านอีกทีก็งง ไม่เข้าใจ ข้อมูลต่างๆที่เราได้รับมาไม่สามารถจัดระเบียบ หรือเรียบเรียงเนื้อหาสำคัญได้ เพราะทุกอย่างอยู่ในหัวของเราโดยที่ไม่ได้ถูกเรียบเรียงออกมาอย่างเป็นระบบที่ดีและยิ่งเป็นปัญหาสำหรับใครหลายๆคนที่มักจะขี้ลืมมากๆ

จึงบอกได้ว่านิสัยที่จดบันทึกไม่เป็นระเบียบนั้นสร้างความเสียหายมากกว่าที่คิดค่ะ 

แต่….เชื่อไหมคะ เพียงแค่จินนี่ลองฝึกเปลี่ยนนิสัยการจดบันทึกงานให้เป็นระเบียบมากขึ้น ปัญหาทั้งหมดนี้ ก็ได้หายไป เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในการทำงาน ซึ่งเป็นผลมาจากการเปลี่ยนพฤติกรรมการจดบันทึก ทำให้จินนี่พัฒนาตัวเองได้ดีขึ้น เรียบเรียงความคิดได้ดี เมื่อกลับมาอ่านสิ่งที่จดก็เข้าใจ และสามารถนำสิ่งที่จดไปสื่อสารต่อกับผู้อื่นได้ค่ะ รวมถึงต่อยอดในการทำงานที่ดีขึ้นได้อีกด้วย

“I trust the weakest pen more than the strongest memory.”

– Tim Ferriss –

ศิลปะของการจดบันทึกเป็นหนึ่งในกุญแจสู่ความสำเร็จสำหรับผู้ประกอบการระดับสูงหลายๆคนอย่างเช่น Bill Gates, Richard Branson, Tim Ferriss ไอดอลของหลายๆคน และหากคุณสามารถทำให้เป็นนิสัยมัน สามารถสร้างประโยชน์ได้อย่างเหลือเชื่อ 

เหมือนการจัดระเบียบลิ้นชักความคิดของคุณ ทำให้คุณสามารถหยิบจับเอกสารหรือไอเดียที่ต้องการออกมาได้ง่ายมากขึ้น และยังสามารถช่วยให้คุณเรียนรู้การทำงานแบบใหม่ๆ ส่งผลให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น แก้ปัญหาได้ดีขึ้น มีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้อื่นได้ดีมากขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณต้องการได้

รู้อย่างนี้แล้วทุกคนอยากจะลองเปลี่ยนนิสัยการจดหรือยังคะ?
ถ้าพร้อมแล้วเรามาหากลยุทธ์การจดบันทึกที่ถูกต้องและเหมาะสมกับตัวคุณเองกันดีกว่าค่ะ

เทคนิคการจดบันทึก

1.วิธีการจดแบบ Outline

การจดแบบ Outline จะจดไล่เรียงลงมาเป็นลำดับตามแต่ละหัวข้ออย่างชัดเจน และเป็นการจดบันทึกที่ดีที่สุดและนิยมมากที่สุด ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการบันทึกย่อหน้าต่างๆได้เป็นระเบียบ และมีรูปแบบโครงสร้างที่ชัดเจน ช่วยประหยัดเวลาเมื่อคุณต้องกลับมาอ่านทบทวนหรือตรวจสอบแก้ไข โดยคุณอาจใช้สัญลักษณ์ต่างๆ แทนหัวข้อย่อยหรือการใช้สีที่แตกต่างกัน เพื่อแสดงถึงหัวข้อที่แตกต่างกัน

The Outline method

 

วิธีการจดบันทึก

  1. เขียนหัวเรื่องเอาขนาดใหญ่เอาไว้กลางหน้ากระดาษหรือจะชิดซ้ายก็ได้ค่ะ
  2. เขียนหัวข้อหลักเอาไว้ชิดซ้ายสุดของหน้ากระดาษ
  3. เขียนหัวข้อย่อยและห้วข้อที่เกี่ยวข้องด้านล่างโดยใช้การเยื้องออกไปทางขวาเล็กน้อย(คล้ายกับการย่อหน้า) เพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน

เหมาะสำหรับ

สามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์ แต่จะดีที่สุดถ้าการใช้สำหรับจดบันทึกการบรรยายหรือการประชุมที่มีการกำหนดลำดับหัวข้อของเนื้อหา เพราะรูปแบบนี้มีโครงสร้างของเนื้อหาที่แบ่งเป็นข้อๆได้ค่อนข้างชัดเจน ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การอัปเดตงานในแต่ละสัปดาห์ที่หัวข้อค่อนข้างคงที่ เป็นต้น

ข้อดี

  • ใช้จับประเด็นสำคัญ ข้อสรุป จากการฟัง การประชุมได้ดีในเชิงตรรกะ
  • ใช้งานง่าย และช่วยให้เรามีสมาธิ ฝึกการฟัง คิดวิเคราะห์ และเขียนออกมา
  • ลดเวลาในการตรวจสอบและแก้ไข
  • ทำให้เห็นโครงสร้างที่ชัดเจน และทำให้การจดบันทึกดูสะอาดตา มีความเป็นระเบียบ

จุดด้อย

  • ไม่เหมาะกับงานที่ไม่มีโครงที่ชัดเจน อย่างเช่น การระดมความคิดไอเดีย

 

2.วิธีการจดแบบ Cornell

การจดบันทึกรูปแบบ Cornell มีหน้ากระดาษที่แตกต่างกับการจดบันทึกรูปแบบอื่นๆ สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์ โดยการแบ่งพื้นที่บนกระดาษจดบันทึกออกเป็นสามหรือสี่ส่วน โดยเริ่มจาก

  • แถวด้านบนสุดของหน้ากระดาษสำหรับการใส่ชื่อเรื่องและวันที่ 
  • ส่วนถัดมาที่บันทึกรายละเอียดเนื้อหา เราจะทำการแบ่งพื้นที่ในการจดบันทึกออก 2 ฝั่ง พื้นที่ฝั่งซ้ายประมาณ 30% และฝั่งขวาประมาณ 70% ของหน้ากระดาษ 
  • แถวด้านล่างสุด ส่วนสุดท้ายถัดจาดเนื้อหาเอาไว้ทำสรุป
The Cornell Method

 

วิธีการจดบันทึก

  1. แถวบนสุด – เขียนชื่อเรื่องและวันที่
  2. ฝั่งขวา – จดบันทึกทั่วๆไป
  3. ฝั่งซ้าย – จดบันทึกประเด็นสำคัญ ความคิดเห็น คำถาม หรือไอเดีย
  4. แถวล่างสุด – ใช้สำหรับการสรุปใจความสำคัญ ทบทวนความเข้าใจ

เหมาะสำหรับ

การจดบันทึกเวลาเข้างานสัมมนา เข้าฟังการบรรยายทุกประเภท หรือแม้แต่การประชุม

ข้อดี

  • เป็นวิธีที่รวดเร็วในการกลับมาอ่านทบทวนและจัดระเบียบการจดบันทึกของคุณ
  • สามารถสรุปข้อมูลทั้งหมดอย่างเป็นระบบให้เป็นสัดส่วนชัดเจน
  • ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเนื่องจากเราสามารถสรุปและประมวลผลข้อมูลได้ภายในเวลาอันสั้น
  • ช่วยให้คุณแยกแยะความสำคัญของเนื้อหา และจัดระเบียบความคิด

จุดด้อย

  • ต้องเตรียมแบ่งสัดส่วนของหน้าก่อนใช้งาน หรือต้องเสียเงินในการซื้อกระดาษที่พิมพ์มาแล้ว
  • ต้องใช้เวลาเพิ่มในการตรวจสอบและสรุปแนวคิดในตอนท้าย เพื่อให้ได้สรุปที่สมบูรณ์

 

3. วิธีการจดแบบ Boxing

วิธีนี้ยังไม่ค่อยเป็นที่รู้จักกันอย่างกว้างขวาง แต่ได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากอุปกรณ์อย่าง iPad ถูกให้ความสำคัญในการช่วยจดบันทึกมากขึ้น และคงไม่พลาดที่จะซื้อแอปพลิเคชันที่โดงดังในเรื่องของการจดบันทึกอย่าง GoodNotes ซึ่งจินนี่ก็เป็นอีกคนที่ชอบแอปพลิเคชันนี้มากๆ โดยการจดบันทึกแบบ Boxing อาจเหมาะสำหรับคนที่ใช้งานบน GoodNotes เพราะสามารถแก้ไขเคลื่อนย้ายเนื้อหาได้ในภายหลัง ซึ่งจะทำให้เราสามารถจับกลุ่มประโยคหรือคำต่างๆที่เชื่อมโยงกันเอาไว้เป็นกล่อง เพื่อให้ง่ายต่อการโฟกัสเนื้อหาที่ใกล้เคียงกัน และกลับมาตรวจสอบได้อีกครั้ง

The Boxing Method

 

วิธีการจดบันทึก

  1. ใส่ชื่อเรื่องเอาไว้กลางหน้ากระดาษหรือจุดอื่นๆได้ตามใจชอบ
  2. ใช้หัวข้อในการกำหนดความเชื่องโยงของเนื้อหา
  3. ใส่เนื้อหาด้านล่างหัวข้อที่เกี่ยวข้องกัน
  4. ใส่กรอบเพื่อจับกลุ่มให้ชัดเจนในแต่ละหัวข้อ

เหมาะสำหรับ

การจดบันทึกไอเดีย สรุปการทำงานแบบส่วนตัว หรือการจดบันทึกที่มีหลายๆประเด็นเพื่อจับกลุ่มข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ชัดเจน

ข้อดี

  • แยกและจัดระเบียบการจดบันทึกของคุณได้ชัดเจนเป็นกลุ่ม
  • ทำให้ง่ายต่อการอ่าน โดยการการอ่านทีละกล่อง
  • ช่วยให้คุณจดจำความเชื่อมโยงของข้อมูลต่างๆ
  • เหมาะสำหรับจดบันทึกบน iPad

จุดด้อย

  • ไม่เหมาะสำหรับการจดบรรยาย สัมมนา
  • ใช้งานไม่ได้หากไม่มีการกำหนดหัวข้อโดยรวม
  • ต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดกลุ่มข้อมูล

 

4. วิธีการจดแบบ Charting

เป็นการจดบันทึกที่เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลจำนวนมากอย่าง สถิติ ข้อเท็จจริงจากรายงานต่างๆ โดยการจัดการข้อมูลแบ่งเป็นคอลัมน์คล้ายกับตาราง แต่ละคอลัมน์แบ่งเป็นหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกันทำให้แต่ละแถวเปรียบเทียบกันได้ง่าย ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และจดจำ

The Charting Method

 

วิธีการจดบันทึก

  1. รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการจัดทำ
  2. แบ่งหัวข้อหมวดหมู่ต่างๆ
  3. ตีตารางตามหัวข้อ
  4. นำข้อมูลจัดเรียงใต้หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

เหมาะสำหรับ

การทำสรุปข้อมูลจำนวนมากเพื่อทำความเข้าใจเนื้อหาความรู้ หลังการเข้าสัมมนา หรือสามารถใช้ในการทำสรุปข้อมูลงานเพื่อสื่อสารต่อให้ผู้อื่น

ข้อดี

  • มีโครงสร้างสำหรับจดบันทึกข้อมูลชัดเจน
  • ง่ายต่อการอ่านและตรวจสอบ
  • สามารถใช้เปรียบเทียบข้อมูลได้ชัดเจน
  • ทำให้จดจำข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว

จุดด้อย

  • ใช้เวลานานในการจดบันทึก เรียบเรียงและสรุป
  • ไม่เหมาะสำหรับการใช้จดบันทึกตอนเข้าฟังสัมมนาที่ต้องรีบจดเนื้อหาที่มีความละเอียด

 

5.วิธีการจดแบบ Mind Mapping

หลายๆท่านคงเคยลองจดบันทึกรูปแบบ Mind Mapping ซึ่งสามารถจัดระเบียบการบันทึกของคุณให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนและเข้าใจถึงความเชื่อมโยงขององค์ประกอบเนื้อหาข้อมูลแต่ละหัวข้อ วิธีการจดบันทึกมีรูปแบบที่ยืดหยุ่นสามารถใช้ได้ในหลายๆสถานการณ์ หรือสามารถใช้งานจดบันทึก Mind Mapping บนออนไลน์ได้ที่เว็บไซต์ https://www.mindmeister.com/

Mind Mapping

 

วิธีการจดบันทึก

  1. เขียนหัวเรื่องไว้ที่กลางหน้ากระดาษ 
  2. กำหนดหัวข้อต่างๆโดยการโยงต่อออกมาจากหัวเรื่อง
  3. ใส่รายละเอียดที่ต่อจากหัวข้อที่เกี่ยวข้องโดยการโยงเชื่อมออกมา

เหมาะสำหรับ

ใช้จดบันทึกเวลาประชุม หรือการระดมความคิดต่างๆ โดยที่เราสามารถเชื่อมโยงและจดกลุ่มความเชื่อมโยงต่างๆได้ชัดเจนง่ายต่อการอ่านทำความเข้าใจ

ข้อดี

  • สามารถมองเห็นและเข้าใจความเชื่อมโยงของข้อมูล
  • ช่วยให้สรุปข้อมูลจำนวนมากได้สั้นและกระชับมากขึ้น
  • มีรูปแบบที่ยืดหยุ่นทำให้สามารถใช้ได้หลายสถานการณ์

จุดด้อย

  • มีพื้นที่จำกัดสำหรับข้อมูลปริมาณมาก ควรบริหารการจดบันทึกให้จบในหนึ่งหน้าเพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ
  • อาจสร้างความสับสนหากมีการวางตำแหน่งข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องขณะจดบันทึก

 

สรุป เราควรใช้วิธีการจดบันทึกแบบไหนในแต่ละสถานการณ์

Take Note

 

เพิ่มเติม สำหรับใครอยากได้ไอเดียในการจดให้สนุกมากขึ้นลองหา รูปแบบ ลูกเล่นการจดเพิ่มใน Pinterest ดูได้ค่ะ หวังว่าบทความนี้จะกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้หลายๆคนลองเปลี่ยนการจดบันทึกดูเพื่อการทำงานของเราที่ดีขึ้นค่ะ หากใครชอบ สนใจ หรือ อยากให้จินนี่ทำคอนเทนต์แนวนี้อีกส่งคอมเมนต์มาได้นะคะ 🙂

Headline Note
ภาพจาก : Pinterest
Headline Note
ภาพจาก : Pinterest
Key for Note
ภาพจาก : Pinterest

Learning More

Top 5 คอนเทนต์ที่ควรอ่านก่อนวางเกมส์กลยุทธ์ให้ธุรกิจบนโลกดิจิทัล

Interesting Topics

เปลี่ยนภาพถ่ายให้เป็นรายได้ ต่อยอดงานอดิเรกให้เป็นอาชีพ
"พักให้เป็น" Work-Life Balance เริ่มต้นง่ายๆ ที่ตัวเรา