หากในเวลาทำงาน คุณเป็นคนหนึ่งที่จดบันทึกงานต่างๆแล้ว….
- สรุปใจความสำคัญหรือจับประเด็นสิ่งที่จดไม่ได้
- คิดไอเดียมากมาย แต่ไม่ได้นำออกมาใช้
- คุณไม่สามารถสื่อสารสิ่งที่คุณจดบันทึกกับผู้อื่นได้
- ตัดสินใจผิดพลาด เพราะการจดบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบ
ปัญหาต่างๆที่กล่าวข้างต้นจินนี่ก็เคยเป็นค่ะ ซึ่งมันทำให้การทำงานเกิดข้อผิดพลาด ไม่สามารถนำสิ่งที่จดบันทึกไปต่อยอดการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ หรือในหลายๆที่มักจะลืมว่าเราจะต้องแก้ไขการทำงานอย่างไรบ้าง แม้แต่ลืมว่าเราจดไอเดียเจ๋งๆเอาไว้ตรงส่วนไหนของสมุด รวมไปถึงจดบันทึกเทคนิคการทำงานที่รุ่นพี่สอนเอาไว้ แต่พอกลับมาอ่านอีกทีก็งง ไม่เข้าใจ ข้อมูลต่างๆที่เราได้รับมาไม่สามารถจัดระเบียบ หรือเรียบเรียงเนื้อหาสำคัญได้ เพราะทุกอย่างอยู่ในหัวของเราโดยที่ไม่ได้ถูกเรียบเรียงออกมาอย่างเป็นระบบที่ดีและยิ่งเป็นปัญหาสำหรับใครหลายๆคนที่มักจะขี้ลืมมากๆ
จึงบอกได้ว่านิสัยที่จดบันทึกไม่เป็นระเบียบนั้นสร้างความเสียหายมากกว่าที่คิดค่ะ
แต่….เชื่อไหมคะ เพียงแค่จินนี่ลองฝึกเปลี่ยนนิสัยการจดบันทึกงานให้เป็นระเบียบมากขึ้น ปัญหาทั้งหมดนี้ ก็ได้หายไป เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในการทำงาน ซึ่งเป็นผลมาจากการเปลี่ยนพฤติกรรมการจดบันทึก ทำให้จินนี่พัฒนาตัวเองได้ดีขึ้น เรียบเรียงความคิดได้ดี เมื่อกลับมาอ่านสิ่งที่จดก็เข้าใจ และสามารถนำสิ่งที่จดไปสื่อสารต่อกับผู้อื่นได้ค่ะ รวมถึงต่อยอดในการทำงานที่ดีขึ้นได้อีกด้วย
“I trust the weakest pen more than the strongest memory.”
– Tim Ferriss –
ศิลปะของการจดบันทึกเป็นหนึ่งในกุญแจสู่ความสำเร็จสำหรับผู้ประกอบการระดับสูงหลายๆคนอย่างเช่น Bill Gates, Richard Branson, Tim Ferriss ไอดอลของหลายๆคน และหากคุณสามารถทำให้เป็นนิสัยมัน สามารถสร้างประโยชน์ได้อย่างเหลือเชื่อ
เหมือนการจัดระเบียบลิ้นชักความคิดของคุณ ทำให้คุณสามารถหยิบจับเอกสารหรือไอเดียที่ต้องการออกมาได้ง่ายมากขึ้น และยังสามารถช่วยให้คุณเรียนรู้การทำงานแบบใหม่ๆ ส่งผลให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น แก้ปัญหาได้ดีขึ้น มีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้อื่นได้ดีมากขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณต้องการได้
รู้อย่างนี้แล้วทุกคนอยากจะลองเปลี่ยนนิสัยการจดหรือยังคะ?
ถ้าพร้อมแล้วเรามาหากลยุทธ์การจดบันทึกที่ถูกต้องและเหมาะสมกับตัวคุณเองกันดีกว่าค่ะ
เทคนิคการจดบันทึก
1.วิธีการจดแบบ Outline
การจดแบบ Outline จะจดไล่เรียงลงมาเป็นลำดับตามแต่ละหัวข้ออย่างชัดเจน และเป็นการจดบันทึกที่ดีที่สุดและนิยมมากที่สุด ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการบันทึกย่อหน้าต่างๆได้เป็นระเบียบ และมีรูปแบบโครงสร้างที่ชัดเจน ช่วยประหยัดเวลาเมื่อคุณต้องกลับมาอ่านทบทวนหรือตรวจสอบแก้ไข โดยคุณอาจใช้สัญลักษณ์ต่างๆ แทนหัวข้อย่อยหรือการใช้สีที่แตกต่างกัน เพื่อแสดงถึงหัวข้อที่แตกต่างกัน
วิธีการจดบันทึก
- เขียนหัวเรื่องเอาขนาดใหญ่เอาไว้กลางหน้ากระดาษหรือจะชิดซ้ายก็ได้ค่ะ
- เขียนหัวข้อหลักเอาไว้ชิดซ้ายสุดของหน้ากระดาษ
- เขียนหัวข้อย่อยและห้วข้อที่เกี่ยวข้องด้านล่างโดยใช้การเยื้องออกไปทางขวาเล็กน้อย(คล้ายกับการย่อหน้า) เพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน
เหมาะสำหรับ
สามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์ แต่จะดีที่สุดถ้าการใช้สำหรับจดบันทึกการบรรยายหรือการประชุมที่มีการกำหนดลำดับหัวข้อของเนื้อหา เพราะรูปแบบนี้มีโครงสร้างของเนื้อหาที่แบ่งเป็นข้อๆได้ค่อนข้างชัดเจน ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การอัปเดตงานในแต่ละสัปดาห์ที่หัวข้อค่อนข้างคงที่ เป็นต้น
ข้อดี
- ใช้จับประเด็นสำคัญ ข้อสรุป จากการฟัง การประชุมได้ดีในเชิงตรรกะ
- ใช้งานง่าย และช่วยให้เรามีสมาธิ ฝึกการฟัง คิดวิเคราะห์ และเขียนออกมา
- ลดเวลาในการตรวจสอบและแก้ไข
- ทำให้เห็นโครงสร้างที่ชัดเจน และทำให้การจดบันทึกดูสะอาดตา มีความเป็นระเบียบ
จุดด้อย
- ไม่เหมาะกับงานที่ไม่มีโครงที่ชัดเจน อย่างเช่น การระดมความคิดไอเดีย
2.วิธีการจดแบบ Cornell
การจดบันทึกรูปแบบ Cornell มีหน้ากระดาษที่แตกต่างกับการจดบันทึกรูปแบบอื่นๆ สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์ โดยการแบ่งพื้นที่บนกระดาษจดบันทึกออกเป็นสามหรือสี่ส่วน โดยเริ่มจาก
- แถวด้านบนสุดของหน้ากระดาษสำหรับการใส่ชื่อเรื่องและวันที่
- ส่วนถัดมาที่บันทึกรายละเอียดเนื้อหา เราจะทำการแบ่งพื้นที่ในการจดบันทึกออก 2 ฝั่ง พื้นที่ฝั่งซ้ายประมาณ 30% และฝั่งขวาประมาณ 70% ของหน้ากระดาษ
- แถวด้านล่างสุด ส่วนสุดท้ายถัดจาดเนื้อหาเอาไว้ทำสรุป
วิธีการจดบันทึก
- แถวบนสุด – เขียนชื่อเรื่องและวันที่
- ฝั่งขวา – จดบันทึกทั่วๆไป
- ฝั่งซ้าย – จดบันทึกประเด็นสำคัญ ความคิดเห็น คำถาม หรือไอเดีย
- แถวล่างสุด – ใช้สำหรับการสรุปใจความสำคัญ ทบทวนความเข้าใจ
เหมาะสำหรับ
การจดบันทึกเวลาเข้างานสัมมนา เข้าฟังการบรรยายทุกประเภท หรือแม้แต่การประชุม
ข้อดี
- เป็นวิธีที่รวดเร็วในการกลับมาอ่านทบทวนและจัดระเบียบการจดบันทึกของคุณ
- สามารถสรุปข้อมูลทั้งหมดอย่างเป็นระบบให้เป็นสัดส่วนชัดเจน
- ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเนื่องจากเราสามารถสรุปและประมวลผลข้อมูลได้ภายในเวลาอันสั้น
- ช่วยให้คุณแยกแยะความสำคัญของเนื้อหา และจัดระเบียบความคิด
จุดด้อย
- ต้องเตรียมแบ่งสัดส่วนของหน้าก่อนใช้งาน หรือต้องเสียเงินในการซื้อกระดาษที่พิมพ์มาแล้ว
- ต้องใช้เวลาเพิ่มในการตรวจสอบและสรุปแนวคิดในตอนท้าย เพื่อให้ได้สรุปที่สมบูรณ์
3. วิธีการจดแบบ Boxing
วิธีนี้ยังไม่ค่อยเป็นที่รู้จักกันอย่างกว้างขวาง แต่ได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากอุปกรณ์อย่าง iPad ถูกให้ความสำคัญในการช่วยจดบันทึกมากขึ้น และคงไม่พลาดที่จะซื้อแอปพลิเคชันที่โดงดังในเรื่องของการจดบันทึกอย่าง GoodNotes ซึ่งจินนี่ก็เป็นอีกคนที่ชอบแอปพลิเคชันนี้มากๆ โดยการจดบันทึกแบบ Boxing อาจเหมาะสำหรับคนที่ใช้งานบน GoodNotes เพราะสามารถแก้ไขเคลื่อนย้ายเนื้อหาได้ในภายหลัง ซึ่งจะทำให้เราสามารถจับกลุ่มประโยคหรือคำต่างๆที่เชื่อมโยงกันเอาไว้เป็นกล่อง เพื่อให้ง่ายต่อการโฟกัสเนื้อหาที่ใกล้เคียงกัน และกลับมาตรวจสอบได้อีกครั้ง
วิธีการจดบันทึก
- ใส่ชื่อเรื่องเอาไว้กลางหน้ากระดาษหรือจุดอื่นๆได้ตามใจชอบ
- ใช้หัวข้อในการกำหนดความเชื่องโยงของเนื้อหา
- ใส่เนื้อหาด้านล่างหัวข้อที่เกี่ยวข้องกัน
- ใส่กรอบเพื่อจับกลุ่มให้ชัดเจนในแต่ละหัวข้อ
เหมาะสำหรับ
การจดบันทึกไอเดีย สรุปการทำงานแบบส่วนตัว หรือการจดบันทึกที่มีหลายๆประเด็นเพื่อจับกลุ่มข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ชัดเจน
ข้อดี
- แยกและจัดระเบียบการจดบันทึกของคุณได้ชัดเจนเป็นกลุ่ม
- ทำให้ง่ายต่อการอ่าน โดยการการอ่านทีละกล่อง
- ช่วยให้คุณจดจำความเชื่อมโยงของข้อมูลต่างๆ
- เหมาะสำหรับจดบันทึกบน iPad
จุดด้อย
- ไม่เหมาะสำหรับการจดบรรยาย สัมมนา
- ใช้งานไม่ได้หากไม่มีการกำหนดหัวข้อโดยรวม
- ต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดกลุ่มข้อมูล
4. วิธีการจดแบบ Charting
เป็นการจดบันทึกที่เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลจำนวนมากอย่าง สถิติ ข้อเท็จจริงจากรายงานต่างๆ โดยการจัดการข้อมูลแบ่งเป็นคอลัมน์คล้ายกับตาราง แต่ละคอลัมน์แบ่งเป็นหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกันทำให้แต่ละแถวเปรียบเทียบกันได้ง่าย ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และจดจำ
วิธีการจดบันทึก
- รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการจัดทำ
- แบ่งหัวข้อหมวดหมู่ต่างๆ
- ตีตารางตามหัวข้อ
- นำข้อมูลจัดเรียงใต้หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
เหมาะสำหรับ
การทำสรุปข้อมูลจำนวนมากเพื่อทำความเข้าใจเนื้อหาความรู้ หลังการเข้าสัมมนา หรือสามารถใช้ในการทำสรุปข้อมูลงานเพื่อสื่อสารต่อให้ผู้อื่น
ข้อดี
- มีโครงสร้างสำหรับจดบันทึกข้อมูลชัดเจน
- ง่ายต่อการอ่านและตรวจสอบ
- สามารถใช้เปรียบเทียบข้อมูลได้ชัดเจน
- ทำให้จดจำข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว
จุดด้อย
- ใช้เวลานานในการจดบันทึก เรียบเรียงและสรุป
- ไม่เหมาะสำหรับการใช้จดบันทึกตอนเข้าฟังสัมมนาที่ต้องรีบจดเนื้อหาที่มีความละเอียด
5.วิธีการจดแบบ Mind Mapping
หลายๆท่านคงเคยลองจดบันทึกรูปแบบ Mind Mapping ซึ่งสามารถจัดระเบียบการบันทึกของคุณให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนและเข้าใจถึงความเชื่อมโยงขององค์ประกอบเนื้อหาข้อมูลแต่ละหัวข้อ วิธีการจดบันทึกมีรูปแบบที่ยืดหยุ่นสามารถใช้ได้ในหลายๆสถานการณ์ หรือสามารถใช้งานจดบันทึก Mind Mapping บนออนไลน์ได้ที่เว็บไซต์ https://www.mindmeister.com/
วิธีการจดบันทึก
- เขียนหัวเรื่องไว้ที่กลางหน้ากระดาษ
- กำหนดหัวข้อต่างๆโดยการโยงต่อออกมาจากหัวเรื่อง
- ใส่รายละเอียดที่ต่อจากหัวข้อที่เกี่ยวข้องโดยการโยงเชื่อมออกมา
เหมาะสำหรับ
ใช้จดบันทึกเวลาประชุม หรือการระดมความคิดต่างๆ โดยที่เราสามารถเชื่อมโยงและจดกลุ่มความเชื่อมโยงต่างๆได้ชัดเจนง่ายต่อการอ่านทำความเข้าใจ
ข้อดี
- สามารถมองเห็นและเข้าใจความเชื่อมโยงของข้อมูล
- ช่วยให้สรุปข้อมูลจำนวนมากได้สั้นและกระชับมากขึ้น
- มีรูปแบบที่ยืดหยุ่นทำให้สามารถใช้ได้หลายสถานการณ์
จุดด้อย
- มีพื้นที่จำกัดสำหรับข้อมูลปริมาณมาก ควรบริหารการจดบันทึกให้จบในหนึ่งหน้าเพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ
- อาจสร้างความสับสนหากมีการวางตำแหน่งข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องขณะจดบันทึก
สรุป เราควรใช้วิธีการจดบันทึกแบบไหนในแต่ละสถานการณ์
เพิ่มเติม สำหรับใครอยากได้ไอเดียในการจดให้สนุกมากขึ้นลองหา รูปแบบ ลูกเล่นการจดเพิ่มใน Pinterest ดูได้ค่ะ หวังว่าบทความนี้จะกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้หลายๆคนลองเปลี่ยนการจดบันทึกดูเพื่อการทำงานของเราที่ดีขึ้นค่ะ หากใครชอบ สนใจ หรือ อยากให้จินนี่ทำคอนเทนต์แนวนี้อีกส่งคอมเมนต์มาได้นะคะ 🙂
