ไม่ว่าจะทำโปรเจกต์อะไรก็ตาม ถ้าเราวางแผนกระบวนการและตั้งเป้าหมาย KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โอกาสที่โปรเจกต์นั้นจะประสบความสำเร็จก็มากขึ้น ซึ่ง KPI ที่ควรนำมาใช้วัดผลก็มีหลายประเภทขึ้นอยู่กับโปรเจกต์ที่ทำค่ะ
ดังนั้น ในบทความนี้ทาง Upskill by STEPS Academy จะขออธิบายให้ฟังว่ามีขั้นตอนหรือตัวชี้วัดไหนที่ช่วยให้ประเมินผล ควบคุมคุณภาพ และพัฒนาโปรเจกต์ที่ทำอยู่ได้เรื่อย ๆ บ้างค่ะ
แต่ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนเรามาดูกันก่อนว่าการตั้ง KPI อย่างชัดเจนนั้นจะส่งผลดีต่อการทำ Project Management อย่างไรบ้าง
ทำไม KPI ถึงสำคัญต่อการทำ Project Management
การกำหนด KPI จะช่วยให้รู้ว่าในช่วงเวลาต่าง ๆ โปรเจกต์ของเราดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ต้องปรับปรุง หรือเสริมเพิ่มเติมอะไรบ้าง
ทั้งในเรื่องของงบประมาณ ช่วงเวลาการทำงาน การวางกลยุทธ์ รวมถึงการพูดคุยสื่อสารกับสมาชิกฝ่ายต่าง ๆ ภายในทีม
จึงพอจะสรุปได้ว่าถ้าเราคอยติดตามดูผลลัพธ์ของ KPI ต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอ เราจะเจอว่าตอนนี้ในโปรเจกต์กำลังมีปัญหาอะไร หรือการดำเนินงานส่วนไหนกำลังไปได้ดีค่ะ
หลัก SMART ที่ควรเข้าใจก่อนเริ่มตั้ง KPI ให้โปรเจกต์ต่าง ๆ
- Specific (ชี้เฉพาะเจาะจง) ไม่ทำให้ผู้ที่มีส่วนร่วมกับโปรเจกต์นั้น ๆ เกิดความสับสน
- Measurable (วัดผลได้) ในที่นี้คือการวัดผลเป็นตัวเลข เช่น ตัวเลขเปอร์เซ็นต์ ตัวเลขเวลา
- Attainable (เป็นไปได้จริง) เพื่อที่คนในทีมจะได้ไม่เสียกำลังใจว่าพยายามทำโปรเจกต์แค่ไหนก็เป็นไปไม่ได้อยู่ดี
- Relevant (สัมพันธ์กับเป้าหมาย) ไม่กำหนดจำนวน KPI ที่มากหรือน้อยจนเกินไป
- Time-based (มีกรอบเวลาชัดเจน) ไม่ใช่ระยะเวลาที่น้อยหรือนานกว่าที่ควรจะเป็น ทั้งเวลาในการตรวจเช็กคุณภาพงาน และเวลาที่ตั้งใจให้โปรเจกต์สิ้นสุด
KPI 4 ประเภทที่ช่วยให้วัดผลโปรเจกต์ได้ครอบคลุม
Timeliness (KPI ด้านเวลา)
หลัก ๆ เพื่อวัดว่าโปรเจกต์ของเราดำเนินไปได้ตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไหม สมมติว่าถ้าไม่ได้ เกิดจากปัญหาติดขัดส่วนไหน และเราจะปรับไทม์ไลน์อย่างไรบ้าง
ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ
- Time Spent: วัดว่าสมาชิกในทีมต้องใช้ระยะเวลาเท่าไรในแต่ละกระบวนการ
- Number Of Adjustments To The Schedule: ตรวจสอบว่ามีขั้นตอนไหนเสร็จไม่ทันตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้ เพราะสาเหตุอะไร
- Planned Hours VS Time Spent: เปรียบเทียบว่าระหว่างระยะเวลาเป้าหมายที่ตั้งไว้กับระยะเวลาที่ใช้จริงมีความแตกต่างกันอย่างไร เพื่อวางไทม์ไลน์ให้ตรงกับความเป็นจริงมากขึ้น
Budget (KPI ด้านงบประมาณ)
เพื่อประเมินว่าเราจัดสรรงบประมาณได้ลงตัวไหม และมีงบประมาณส่วนใดที่ขาดหรือเกินจากเกณฑ์ที่ตั้งไว้บ้างค่ะ
ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ
- Cost Performance Index: วิเคราะห์ว่าโปรเจกต์แนวเดียวกันที่เคยทำใช้งบประมาณแต่ละส่วนไปเท่าไร เพื่อดูว่าตัวเลขที่ตั้งไว้ในโปรเจกต์ปัจจุบันมีความเหมาะสมมากน้อยแค่ไหน
- Budget Variance: เปรียบเทียบว่าระหว่างงบประมาณที่กำหนดไว้ กับงบประมาณที่ใช้จริงนั้นแตกต่างกันอย่างไรบ้าง
- Line Items In Budget: เจาะลึกไปที่วิธีการตัดสินใจใช้จ่ายงบประมาณของแต่ละคนภายในทีม
Quality (KPI ด้านความพึงพอใจ)
ทั้งความพึงพอใจของลูกค้า ความพึงพอใจของหุ้นส่วน ความพึงพอใจของพนักงาน และผู้มีส่วนร่วมฝ่ายต่าง ๆ ที่ช่วยให้โปรเจกต์นั้นเกิดขึ้นได้จริง
ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ
- Customer Satisfaction/Loyalty: วัดอัตราความพึงพอใจของลูกค้าในโปรเจกต์นั้น ๆ ด้วยคำถามหลากหลายแง่มุม
- Customer Complaints: จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่เข้ามาให้ฟีดแบ็กเชิงลบเกี่ยวกับแบรนด์ของเรา
- Employee Churn Rate: บันทึกเกี่ยวกับอัตราส่วนของพนักงานที่ลาออกเนื่องจากการทำโปรเจกต์ต่าง ๆ
Effectiveness (KPI ด้านประสิทธิภาพการทำงาน)
เพื่อประเมินว่าเราบริหารทรัพยากร งบประมาณ และเวลาได้อย่างเหมาะสมหรือมีคุณภาพมากพอไหมในหลาย ๆ โปรเจกต์
ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ
- Number Of Change Requests: ระหว่างทำโปรเจกต์ต่าง ๆ มีการปรับเปลี่ยนแผนการถี่มากน้อยแค่ไหน ซึ่งอาจแสดงถึงการวางแผนได้ไม่ดีเท่าที่ควร
- Average Cost Per Hour: เปรียบเทียบว่างบประมาณที่ใช้ระหว่างโปรเจกต์ เช่น ค่าอุปกรณ์ ค่าเช่าสถานที่ โอทีพนักงาน ค่าเทรนนิ่งทักษะต่าง ๆ นั้นคุ้มค่ากับผลลัพธ์ที่ได้ไหม
- Number Of Cancelled Projects: ดูประวัติย้อนหลังว่าจากหลาย ๆ โปรเจกต์ที่วางแผนมา มีกี่โปรเจกต์ที่ถูกยกเลิกไป ด้วยเหตุผลอะไรบ้าง
สำหรับใครที่อยากวางแผนพัฒนาโปรเจกต์ต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ตาม KPIs ที่วางเป้าหมายไว้ เราขอแนะนำคอร์สออนไลน์ Project Management Skills จากแพลตฟอร์ม Upskill by STEPS Academy ที่มี Framework หลากหลายรูปแบบมานำเสนอ เพื่อช่วยให้ภายในทีมสามารถทำโปรเจกต์สำเร็จลุล่วงอย่างราบรื่นที่สุด
คลิปดูรายละเอียดคอร์สเรียน Project Management Skills ได้ที่ลิงก์นี้ค่ะ
https://upskill.in.th/courses/project-management-skills/
