เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้ 

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้

ไม่ว่าจะทำโปรเจกต์อะไรก็ตาม ถ้าเราวางแผนกระบวนการและตั้งเป้าหมาย KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โอกาสที่โปรเจกต์นั้นจะประสบความสำเร็จก็มากขึ้น ซึ่ง KPI ที่ควรนำมาใช้วัดผลก็มีหลายประเภทขึ้นอยู่กับโปรเจกต์ที่ทำค่ะ 

ดังนั้น ในบทความนี้ทาง Upskill by STEPS Academy จะขออธิบายให้ฟังว่ามีขั้นตอนหรือตัวชี้วัดไหนที่ช่วยให้ประเมินผล ควบคุมคุณภาพ และพัฒนาโปรเจกต์ที่ทำอยู่ได้เรื่อย ๆ บ้างค่ะ

แต่ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนเรามาดูกันก่อนว่าการตั้ง KPI อย่างชัดเจนนั้นจะส่งผลดีต่อการทำ Project Management อย่างไรบ้าง

ทำไม KPI ถึงสำคัญต่อการทำ Project Management 

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock

การกำหนด KPI จะช่วยให้รู้ว่าในช่วงเวลาต่าง ๆ โปรเจกต์ของเราดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ต้องปรับปรุง หรือเสริมเพิ่มเติมอะไรบ้าง 

ทั้งในเรื่องของงบประมาณ ช่วงเวลาการทำงาน การวางกลยุทธ์ รวมถึงการพูดคุยสื่อสารกับสมาชิกฝ่ายต่าง ๆ ภายในทีม 

จึงพอจะสรุปได้ว่าถ้าเราคอยติดตามดูผลลัพธ์ของ KPI ต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอ เราจะเจอว่าตอนนี้ในโปรเจกต์กำลังมีปัญหาอะไร หรือการดำเนินงานส่วนไหนกำลังไปได้ดีค่ะ

หลัก SMART ที่ควรเข้าใจก่อนเริ่มตั้ง KPI ให้โปรเจกต์ต่าง ๆ 

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock
  • Specific (ชี้เฉพาะเจาะจง) ไม่ทำให้ผู้ที่มีส่วนร่วมกับโปรเจกต์นั้น ๆ เกิดความสับสน  
  • Measurable (วัดผลได้) ในที่นี้คือการวัดผลเป็นตัวเลข เช่น ตัวเลขเปอร์เซ็นต์ ตัวเลขเวลา 
  • Attainable (เป็นไปได้จริง) เพื่อที่คนในทีมจะได้ไม่เสียกำลังใจว่าพยายามทำโปรเจกต์แค่ไหนก็เป็นไปไม่ได้อยู่ดี 
  • Relevant (สัมพันธ์กับเป้าหมาย) ไม่กำหนดจำนวน KPI ที่มากหรือน้อยจนเกินไป
  • Time-based (มีกรอบเวลาชัดเจน) ไม่ใช่ระยะเวลาที่น้อยหรือนานกว่าที่ควรจะเป็น ทั้งเวลาในการตรวจเช็กคุณภาพงาน และเวลาที่ตั้งใจให้โปรเจกต์สิ้นสุด 

KPI 4 ประเภทที่ช่วยให้วัดผลโปรเจกต์ได้ครอบคลุม

Timeliness (KPI ด้านเวลา)

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock

หลัก ๆ เพื่อวัดว่าโปรเจกต์ของเราดำเนินไปได้ตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไหม สมมติว่าถ้าไม่ได้ เกิดจากปัญหาติดขัดส่วนไหน และเราจะปรับไทม์ไลน์อย่างไรบ้าง 

ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ 

  • Time Spent: วัดว่าสมาชิกในทีมต้องใช้ระยะเวลาเท่าไรในแต่ละกระบวนการ
  • Number Of Adjustments To The Schedule: ตรวจสอบว่ามีขั้นตอนไหนเสร็จไม่ทันตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้ เพราะสาเหตุอะไร
  • Planned Hours VS Time Spent: เปรียบเทียบว่าระหว่างระยะเวลาเป้าหมายที่ตั้งไว้กับระยะเวลาที่ใช้จริงมีความแตกต่างกันอย่างไร เพื่อวางไทม์ไลน์ให้ตรงกับความเป็นจริงมากขึ้น

Budget (KPI ด้านงบประมาณ)

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock

เพื่อประเมินว่าเราจัดสรรงบประมาณได้ลงตัวไหม และมีงบประมาณส่วนใดที่ขาดหรือเกินจากเกณฑ์ที่ตั้งไว้บ้างค่ะ

ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ 

  • Cost Performance Index: วิเคราะห์ว่าโปรเจกต์แนวเดียวกันที่เคยทำใช้งบประมาณแต่ละส่วนไปเท่าไร เพื่อดูว่าตัวเลขที่ตั้งไว้ในโปรเจกต์ปัจจุบันมีความเหมาะสมมากน้อยแค่ไหน 
  • Budget Variance: เปรียบเทียบว่าระหว่างงบประมาณที่กำหนดไว้ กับงบประมาณที่ใช้จริงนั้นแตกต่างกันอย่างไรบ้าง 
  • Line Items In Budget: เจาะลึกไปที่วิธีการตัดสินใจใช้จ่ายงบประมาณของแต่ละคนภายในทีม 

Quality  (KPI ด้านความพึงพอใจ)

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock

ทั้งความพึงพอใจของลูกค้า ความพึงพอใจของหุ้นส่วน ความพึงพอใจของพนักงาน และผู้มีส่วนร่วมฝ่ายต่าง ๆ ที่ช่วยให้โปรเจกต์นั้นเกิดขึ้นได้จริง 

ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ 

  • Customer Satisfaction/Loyalty: วัดอัตราความพึงพอใจของลูกค้าในโปรเจกต์นั้น ๆ ด้วยคำถามหลากหลายแง่มุม
  • Customer Complaints: จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่เข้ามาให้ฟีดแบ็กเชิงลบเกี่ยวกับแบรนด์ของเรา
  • Employee Churn Rate: บันทึกเกี่ยวกับอัตราส่วนของพนักงานที่ลาออกเนื่องจากการทำโปรเจกต์ต่าง ๆ 

Effectiveness (KPI ด้านประสิทธิภาพการทำงาน)

เคล็ดลับการวางแผน Project Management ให้สำเร็จตาม KPI ที่ตั้งไว้
รูปจาก Shutterstock

เพื่อประเมินว่าเราบริหารทรัพยากร งบประมาณ และเวลาได้อย่างเหมาะสมหรือมีคุณภาพมากพอไหมในหลาย ๆ โปรเจกต์

ลองมาดูตัวอย่าง KPI ที่น่าใช้กันค่ะ 

  • Number Of Change Requests: ระหว่างทำโปรเจกต์ต่าง ๆ มีการปรับเปลี่ยนแผนการถี่มากน้อยแค่ไหน ซึ่งอาจแสดงถึงการวางแผนได้ไม่ดีเท่าที่ควร 
  • Average Cost Per Hour: เปรียบเทียบว่างบประมาณที่ใช้ระหว่างโปรเจกต์ เช่น ค่าอุปกรณ์ ค่าเช่าสถานที่ โอทีพนักงาน ค่าเทรนนิ่งทักษะต่าง ๆ นั้นคุ้มค่ากับผลลัพธ์ที่ได้ไหม
  • Number Of Cancelled Projects: ดูประวัติย้อนหลังว่าจากหลาย ๆ โปรเจกต์ที่วางแผนมา มีกี่โปรเจกต์ที่ถูกยกเลิกไป ด้วยเหตุผลอะไรบ้าง 

สำหรับใครที่อยากวางแผนพัฒนาโปรเจกต์ต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ตาม KPIs ที่วางเป้าหมายไว้ เราขอแนะนำคอร์สออนไลน์ Project Management Skills จากแพลตฟอร์ม Upskill by STEPS Academy ที่มี Framework หลากหลายรูปแบบมานำเสนอ เพื่อช่วยให้ภายในทีมสามารถทำโปรเจกต์สำเร็จลุล่วงอย่างราบรื่นที่สุด 

คลิปดูรายละเอียดคอร์สเรียน Project Management Skills ได้ที่ลิงก์นี้ค่ะ

https://upskill.in.th/courses/project-management-skills/

 

Learning More

4 คุณสมบัติของผู้นำที่ดีและหัวหน้าที่ลูกน้องรัก
กลยุทธ์ Email Marketing สำหรับธุรกิจ B2B เพื่อเพิ่มยอดขายให้ดีกว่าเดิม