3 แพลตฟอร์ม สร้าง Productivity ให้กับงานของคุณในช่วง Work from Home 2022

work from home productive tool

ในระยะเวลา 2 ปีที่ผ่านมาที่ต้องเผชิญกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ส่งผลให้หลาย ๆ บริษัทนำมาตราการ Work from Home หรือการทำงานที่บ้านมาปรับใช้เพื่อความปลอดภัย โดยการทำงานที่บ้านในระยะเวลายาว ๆ แน่นอนว่าจะต้องตามมาด้วยปัญหามากวนใจคุณผู้อ่านหลาย ๆ ท่านอย่างแน่นอน โดยก่อนที่เราจะมาแนะนำแพลตฟอร์มทั้ง 3 รูปแบบนั้น เรามาทราบถึงสาเหตุที่จริง ๆ แล้วทำไมเราถึงต้องนำ เครื่องมือดิจิทัลอย่างแพลตฟอร์มเหล่านี้มาใช้งานในระหว่างการทำงานที่บ้านกันค่ะ

work from home
ภาพจาก https://www.inc.com

 

ทำไมต้องใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลในการ Work From Home

ก่อนเราจะไปดูกันว่าแต่ละแพลตฟอร์มที่น่าสนใจมีอะไรบ้างนั้น มาดูประโยชน์ของการทำไมเราต้องทำเครื่องมือดังกล่าวมาช่วยเพิ่ม “Productivity” ให้กับงานของคุณ 

1. เพื่อสร้างคุณลักษณะนิสัยที่ดีในการทำงานที่บ้าน

แน่นอนว่าหากคุณใช้เครื่องมือ Productivity บ่อยมากขี้นเพียงใด คุณก็จะมีความเชี่ยวชาญชำนาญในเครื่องมือนั้น ๆ เพิ่มมากขึ้นค่ะ และเมื่อใช้งานได้อย่างเต็มศักยภาพของเครื่องมือนั้น ๆ แล้ว มันจะส่งผลให้ใช้จนติดเป็นนิสัย และเกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงานค่ะ อย่างทีม STEPS ได้นำแพตฟอร์ม Gather เข้ามาใช้งาน เพื่อให้ทุกคนแอคทีพในการทำงาน รวมถึงทำให้สามารถติดต่อสื่อสารพูดคุยกันได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลาออกไปโทรศัพท์ หรือประชุมผ่าน Video Call กันเลยค่ะ

2. เพิ่มคุณภาพให้กับงานของคุณ

เครื่องมือต่าง ๆ จะเพิ่มคุณภาพให้งานของคุณได้โดยหากคุณมีนิสัยในการทำงานที่เต็มไปด้วยความ Productive แล้ว นิสัยเหล่านั้นก็จะส่งผลต่อการทำงานที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น เนื่องจากคุณสามารถลดเวลาการทำงานลงได้จากการเลือกใช้เครื่องมือเหล่านี้เข้ามาช่วย ทำให้มีเวลาเหลือไปโฟกัสกับงานได้ดีมากยิ่งขึ้นค่ะ

3. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

เมื่อภาพรวมของคุณภาพงานเพิ่มมากขึ้น จากการที่นำเครื่องมือเข้ามาช่วยแล้วนั้นก็จะส่งผลไปถึงกลุ่มลูกค้า หรือผู้ใช้บริการของเรา เนื่องจากพอคุณภาพงานดีขึ้นจากการทำแนวคิด หรือการนำไอเดียใหม่ ๆ เข้ามาช่วยในการแก้ปัญหา พัฒนาสินค้าให้สามารถตอบสนองความคาดหวังกลุ่มลูกค้าของสินค้า และบริการของเราได้ดีขึ้น โดยเมื่อลูกค้ารู้สึกพึงพอใจ หรือมีความสุขกับสินค้าบริการแบรนด์ ก็จะทำให้กลุ่มคนเหล่านี้จับจ่ายใช้สอยสินค้าบริหารของเรายาวนานมากขึ้น รวมถึงหากเราสามารถทำให้ลูกค้า หรือผู้ใช้บริการประทับใจเราได้แล้วนั้น ก็จะสร้างความเชื่อมั่นที่มีต่อแบรนด์ และสร้างความสัมพันธ์ที่ในเชิงบวกต่อแบรนด์ได้เช่นกัน

วันนี้ STEPS Academy มีความตั้งใจที่จะมาแนะนำ 3 แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้การทำงานที่บ้านของคุณเต็มไปด้วยประสิทธิภาพ เพิ่มคุณภาพของการทำงาน และพัฒนาศักยภาพของคุณผู้อ่านทุกท่าน โดยต้องบอกก่อนว่าทั้ง 3 แพลตฟอร์มนี้ทางทีม STEPS Academy ได้ทำมาปรับใช้ในระยะหนึ่งแล้ว และได้ผลลัพธ์ในการทำงานที่ดี เราเลยอยากจะมาแบ่งปันแนะนำทุกท่านกันค่ะ 

แนะนำ 3 แพลตฟอร์มสร้าง Productivity ให้กับงานของคุณในช่วง Work From Home 2022

1. Notion

notion
ภาพจาก : https://www.engadget.com

Notion แพลตฟอร์ที่รวบรวมสิ่งที่จำเป็นในการทำงาน เช่น การจดบันทึก การบริหารจัดการโปรเจ็คต่าง ๆ รวมไปถึงการรวม Database ฐานข้อมูลที่สำคัญจำเป็นต่อการทำงานในทุก ๆ วัน โดยผู้ใช้งานที่ได้รับการอนุญาตสามารถเข้าไปสร้าง บริหารจัดการได้เอง และสามารถจัดระเบียดระบบการทำงานได้ตามความต้องการค่ะ แพลตฟอร์มนี้จึงจัดเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่จะเข้ามาจัดการระบบการทำงานของคุณให้เป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น 

จุดเด่นของ Notion

1. หน้าตารูปแบบแพลตฟอร์มที่เรียบง่าย

1.1 เป็นแพลตฟอร์มที่มีหลาย ๆ Template ให้ได้เลือกใช้งาน โดยผู้ใช้งานสามารถ Customize หรือออกแบบการจัดวางได้อย่างตามความต้องการผ่านหน้าต่างอย่าง Pages, Task lists, Kanban Boards และหน้า Dashboards 

1.2 มีรูปแบบ UX หรือ User Experience ที่เรียบง่าย สบายตา ลักษณะหน้าตาของแพลตฟอร์มนี้จะเป็นพื้นที่โล่ง ๆ สีขาว 

1.3 มีอิโมจิในแต่ละหมวดหมู่เพื่อสร้างความน่ารักสดใสให้กับพื้นที่การทำงานที่เต็มไปด้วยข้อมูล ให้ผู้ใช้ไม่รู้สึกซีเรียสกับข้อมูลเหล่านี้มากจนเกินไป

2. การบริหารจัดการให้เข้ากับรูปแบบการทำงานของผู้ใช้

ในส่วนของ Sidebar บน Notion จะรวบรวมฟีเจอร์ที่สำคัญ เอาไว้ด้วยกันค่ะ และบนแพลตฟอร์มนี้สามารถสร้าง เพิ่ม ลบแก้ไขหน้าเพจต่าง ๆ ได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานตามสิทธิในการเข้าถึงแพลตฟอร์มที่ทางองค์กรของผู้ใช้ได้กำหนดไว้ 

อีกทั้งภายในทีมยังสามารถเพิ่มความเป็นส่วนตัวได้ด้วยการสร้าง Private Workspace หรือพื้นที่ส่วนตัวในการทำงานระหว่างภายในทีม เพื่อที่จะรวบรวมไฟล์เอกสาร หรือการจดบันทึกที่สำคัญสำหรับโปรเจ็คต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับคนในทีม ทำให้ง่านต่อง่ายใช้งาน และเพิ่มรวดเร็วให้การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ 

notion work from home

3. Projects and Tasks

Kanban Board ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามกระบวนการทำงานของโปรเจคต่าง ๆ ว่าในแต่ละโปรเจคนั้นมีความเคลื่อนไหวเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อผู้ใช้สร้างการ์ดของโปรเจคหนึ่งขึ้นมา ผู้ใช้จะสามารถเพิ่มเติมรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่รับผิดชอบงานนั้น  ผู้ใช้สามารถเลือการ์ดไปใน Kanban Board เพื่อให้ผู้ใช้งานคนอื่น ๆ หรือสมาชิกภายในทีมเห็นถึงสถานะของโปรเจคนั้น ๆ ได้ อีกทั้งใน Workspace นี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับหลาย ๆ เครื่องมือยกตัวอย่างเช่น  Google Drive, Slack, Dropbox, Trello ได้อีกด้วย 

notion

4. วิกิ (Wikis)

เป็นพื้นที่ที่รวบรวมข้อมูลที่ผู้ใช้งานจะสามารถสร้าง หรือหาข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ในการทำงาน เช่น เอกสารบริษัท มาตรการกฎระเบียบต่าง ๆ  เป้าหมายขององค์กร ช่องทางการติดต่อพนักงานในองค์กร โดยส่ิงเหล่านี้อาจจะมาในรูปแบบของลิสต์รายการ รูปภาพ โดยเพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น การรวบรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในพื้นที่เดียวกันนั้น สามารถทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ง่าย และสะดวกรวดเร็วมากขึ้นค่ะ รวมถึงสามาถเชื่อมต่อทำงานร่วมกับหลาย ๆ เครื่องมือกว่า 50 เครื่องมือ ยกตัวอย่างเช่น Typeform Twitter GitHub Gist 

5. การจดบันทึก และงานเอกสาร

เครื่อง Notion มีรูปแบบที่คลีน เป็นพื้นโล่ง ๆ ทำให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติม แก้ไขหรือปรับแต่งคอนเทนต์ต่าง ๆ ได้ โดยสามารถจัดเก็บได้หลากหลายเลยค่ะ บนเครื่องมือนี้ ยกตัวเอย่างเช่น รูปภาพ วีดีโอ Bookmarks รวมถึง Programming Code ก็สามารถรวบรวมให้อยู่บนเครื่องมือนี้ได้เช่นกัน

 

2. Slack

Slack เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการแชทเพื่อสื่อสารภายในทีม โดยจัดเป็นเครื่องมือที่ถูกใช้หลายองค์กรชั้น เช่น Airbab, Starbucks และ BBC เนื่องจากนอกตัวแพลตฟอร์มนี้มีหลาย Feature ที่ตอบโจทย์การทำงานเป็นอย่างมาก ทำให้การติดต่อสื่อสารในระหว่างที่ผู้ใช้งานทำงานที่บ้านไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

slack
ภาพจาก : https://slack.com

 

จุดเด่นของ Slack

1. รูปแบบ Project-Friendly ง่าย และสะดวกต่อการใช้งาน

ในเครื่องมือนี้ นอกจากจะสามารถสื่อสารแบบ one-on-one หรือการแชทส่วนตัวระหว่างบุคคลได้แล้ว การสร้าง Channel เพื่อติดต่อสื่อสารกันภายในทีมของแต่ละหน่วยงานก็สามารถทำได้เช่นกันค่ะ  รวมถึงยังสามารถเลือกคัดกรองให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความสำคัญ หรือการ Pin แปะข้อความสำคัญ ๆ ใน Channel หรือ แชทข้อความส่วนตัว และสามารถคัดกรองข้อความที่ไม่ได้เปิดอ่าน ทำให้ผู้ใช้งานง่ายต่อการเข้าถึงข้อความสำคัญได้ง่าย และรวดเร็วมากขึ้น 

ยิ่งไปกว่านั้น Slack ยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับคำที่เรากำหนด Keyword ไว้ได้ และเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้งานจะไม่พลาดการอัปเดตสิ่งที่สำคัญในงานที่กำลังโฟกัสอยู่ในขณะนี้ไป ผู้ใช้สามารถเข้าไปทำการตั้งกลุ่มคำที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคนั้น ๆ กำหนดคำที่ต้องการให้แพลตฟอร์มแสดงการแจ้งเตือนได้ค่ะ

slack work from home tool
ภาพจาก https://blog.hubstaff.com

2. การเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ เพื่อใช้งานร่วมกัน

เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และสะดวกสบายในการทำงาน เจ้าเครื่องมือนี้นั้นสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่จำเป็นในการทำงานได้อีกด้วยค่ะ โดยเครื่องมือที่สามารถใช้งานร่วมกับ Slack ยกตัวเช่น Hubstaff, Google Drive, Dropbox, GitHub, MailChimp และเครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมาย รวมถึง Notion ด้วยเช่นกัน  หากมีการอัปเดตความเคลื่อนไหวต่าง ๆ ในงานได้ ผู้ใช้สามารถเห็นถึงสถานะงานต่าง ๆ ได้ผ่าน Channel หรือแชทข้อความส่วนตัวที่เราตั้งค่าไว้ได้ค่ะ

slack work from home
ภาพจาก : https://slack.com

 

3. การจัดการงานผ่าน Task list 

To-do List หรือการลิสต์สิ่งที่ต้องทำงานออกมาจะทำให้เราสามารถเรียงลำดับความสำคัญในการทำงานได้ โดยบนเครื่องมือ Slack นี้ผู้ใช้สามารถออกแบบลิสต์ที่ต้องจัดการในโปรเจคต่าง ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามกระบวนการทำงาน และลดระยะเวลาการทำงานลงจากการทำงานตามลำดับความสำคัญได้ค่ะ

slack work from home
ภาพจาก https://blog.hubstaff.com

4. สื่อสารผ่านการโทรศัพท์ด้วยเสียง หรือวีดีโอ

ผู้ใช้ Slack สามารถสื่อสารด้วยการโทรด้วยเสียง หรือวีดีโอคอลได้สูงสุด 15 คน ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องเปลื่ยนไปใช้แพลตฟอร์มอื่น ๆ ในการโทรพูดคุยในระหว่างการทำงาน โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงการใช้งานนี้ได้ฟรีอีกด้วยค่ะ

 

3. Gather Town

Gather Town เป็นแพลตฟอร์มที่เป็นในรูปแบบของ Gamification ที่ผู้ใช้สามารถออกแบบจำลองการจัดวางห้องต่าง ๆ ในออฟฟิศ รวมถึงตกแต่งห้องให้สวยงามตามความต้องการ เพื่อสร้างบรรยากาศเสมือนจริงที่ให้ความรู้สึกเหมือนผู้ใช้กำลังได้ทำงานร่วมกันกับคนในทีมด้วยกันจริง ๆ บนโลกออนไลน์ โดยผู้ใช้งานสามารถเปิดไมค์ เปิดกล้องพูดคุยกันได้ อีกทั้งยังสามารถแชร์หน้าจอการทำงานในระหว่างการประชุมเหมือนแพลตฟอร์ม VDO Conference อื่น ๆ ได้อีกด้วยเช่นกัน

Gather Town ใช้งานอย่างไร

1. สร้าง Avatar แต่งตัวให้ตัวเองก่อนเริ่มใช้งาน

ก่อนจะเข้าสู่แพลตฟอร์ม Gather Town คุณจะต้องสร้างคาแรคเตอร์ของคุณขึ้นมาก่อนค่ะ โดยเริ่มจากการตั้งชื่อ จากนั้นเลือกรูปแบบทรงผม เลือกเสื้อผ้าแต่งตัวได้ตามความต้องการ เพื่อแสดงถึงความเป็นตัวคุณบนแพลตฟอร์มนี้

gather work from home
ภาพจาก https://www.makeuseof.com

2. ออกแบบพื้นที่ให้ออฟฟิศของคุณ

เมื่อคุณสร้างคาแรคเตอร์ให้กับคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว ลำดับถัดไปคุณสามารถออกแบบพื้นที่การทำงานของคุณในออฟฟิศจำลองแห่งนี้ได้ตามความต้องการ รวมถึงสามารถออกแบบเพื่อให้เข้ากับ Culture หรือวัฒนธรรมในออฟฟิศของคุณได้

gather work from home
ภาพจาก https://www.makeuseof.com

อีกทั้งแพลตฟอร์มนี้มี Feature ที่เรียกว่า Private Spaces สำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการความเป็นส่วนตัวในการทำงาน ไม่ต้องการให้ผู้ใช้งาน หรือเพื่อนร่วมทีมคนอื่น ๆ มารบกวน 

gather town work from home
ภาพจาก https://www.makeuseof.com

3. สร้างประสบการณ์ใหม่ ๆ บนให้การทำงานของคุณไม่น่าเบื่อบน Gather Town

นอกจากนี้ บน Gather Town ยังมีอีกหลายสถานที่นอกจากพื้นที่การทำงานทั่วไปอย่างห้องทำงาน หรือห้องประชุม ยกตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถสร้างพื้นที่สำหรับสวน เกาะ สถานแข่งรถ และอื่น ๆ อีกมากมายที่จะสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ใช้งาน รวมถึงผู้ใช้สามารถจัดอีเว้นท์งานต่าง ๆ อย่างการจัดปาร์ตี้งานวันเกิด งานแต่งงาน รวมไปถึงการโชว์การแสดงได้ด้วยเช่นกันค่ะ จึงทำให้การทำงานที่บ้านของคุณเต็มไปด้วยความบันเทิงเพิ่มมากขึ้นได้อีกด้วยค่ะ

gather work from home
ภาพจาก https://www.makeuseof.com

หากคุณพบว่าการทำงานที่บ้านในช่วงโควิดแบบนี้เป็นเรื่องที่เต็มไปด้วยปัญหา และความยากลำบาก แพลตฟอร์มที่ STEPS Academy แนะนำไปด้านบนนั้นจะสามารถช่วยให้การทำงานของคุณในแต่ละวันผ่านไปได้อย่างราบรื่น และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานของคุณให้มีคุณภาพที่ดีขึ้น จนสามารถสร้างผลลัพทธ์ที่ดี ตอบโจทย์เป้าหมายที่ได้ตั้งไว้แน่นอนค่ะ

 

อ้างอิง

https://10to8.com

https://blog.hubstaff.com

https://blog.techsoup.org

https://www.ventureharbour.com

https://www.fastcompany.com

https://www.makeuseof.com

Learning More

3 Features สำคัญที่ต้องมีใน CRM ยุคปัจจุบัน
12 Digital Marketing Trend ที่ผู้ประกอบการและนักการตลาดทุกคนควรรู้ในปี 2022