5 Tips สร้างประสิทธิผลให้งานในช่วงเวลา Work from Home

Work from Home ตัวย่อคือ WFH อีกหนึ่งกลุ่มคำที่เราได้ยินกันบ่อยในช่วงเวลานี้

การเริ่มต้นโครงการ Work from Home หลักๆเลย เพื่อความปลอดภัยของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญส่วนหนึ่งในมุมของเจ้าของธุรกิจ เอ็มมี่คิดว่าเราได้เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงและ การสร้าง trust หรือความเชื่อใจให้กับทีมงานของเรา และเป็นการปรับตัวรูปแบบธุรกิจการทำงานแบบ Mobile ให้เกิดประสิทธิภาพเท่าเทียมหรือมากกว่าการทำงานร่วมกันแบบออฟไลน์ที่ออฟฟิศ 

ส่วนตัวของเอ็มมี่ สิบกว่าปีที่ผ่านมาก็เริ่มต้นจากการ Work from Home มาตลอดจนกระทั่งเปิดบริษัทของตัวเอง เราก็อาจจะเริ่มแบ่งเวลาทำงานที่ออฟฟิศและส่วนใหญ่ก็คือการประชุม ระดมความคิดเห็น การแก้ไขปัญหา หรือการแแสดงตัวตนให้ได้เห็นหน้ากันพูดคุยสื่อสารกันจนเกิดความเชื่อใจกัน แน่นอนค่ะว่ายิ่งเรา Work from Home เรายิ่งต้องสร้างความเชื่อมั่นใจกับคนที่ทำงานกับเรามากกว่าอยู่กันที่ออฟฟิศด้วยซ้ำไป

การทำงานที่บ้านสำหรับเอ็มมี่ก็ไม่เคยได้ Productivity น้อยกว่าไปออฟฟิศเลยบางครั้งก็ได้ Productivity มากกว่าด้วยซ้ำไป

วันนี้เลยอยากมาแบ่งปันทิปส์ที่เอ็มมี่ได้ทดลองใช้กับตัวเองมานานหลายปี เพื่อให้ทุกท่านได้สร้าง Productivity ให้กับตัวเอง องค์กร ประเทศจะได้มีกำลังฝ่าวิกฤตไปพร้อมกันค่ะ

Tips ที่ 1 จัดโซนทำงาน หรือ Work station ให้เป็นสัดเป็นส่วน 

จัด Work station แยกออกจากส่วนอื่นๆไม่ว่าจะเป็นที่นอน ที่ทานข้าวหรือทีวี ถ้าอยู่คอนโด อาจจะสามารถ set ห้องนั่งเล่น เพื่อเป็น Work station เล็กๆ ของเราก็ได้นะคะ สมัยตอนที่เอ็มมี่ทำงานอยู่แค่ในห้องนอนเล็กๆก็ set โต๊ะญี่ปุ่น พร้อมเบาะนั่งนุ่มๆ สบายๆ เป็น Work station แต่ถ้าเริ่มมีคอนโด เราอาจจะมีโซนเล็กๆไว้เป็น Work station แยกออกมาจากส่วนอื่นๆ

สำหรับเอ็มมี่ เอ็มมี่จะมีห้องที่มีโต๊ะทำงาน เก้าอี้ทำงานตัวโปรด สมุดโน๊ต ปากกา หนังสือประกอบการทำงานที่จำเป็น พื้นที่ให้วางโน๊ตบุ๊คแยกออกจากห้องนั่งเล่น ห้องนอนเลยค่ะ เพื่อให้เรามีสมาธิมากที่สุดและเมื่อเวลาพัก เราจะได้รู้สึกว่าได้ออกจากโซนนั้นๆ แต่ถ้าเราเปลี่ยนที่ทำงานเป็นทุกๆมุมของห้องหรือบ้าน บ้านจะกลายเป็นสัญลักษณ์ของการทำงานไม่ใช่การพักผ่อนก็จะทำให้เราเครียดไปอีกและยิ่งช่วงนี้ที่เราไม่สามารถออกจากที่พักอาศัยของเราได้ เดี๋ยวสุขภาพจิตของเราจะเสียไปสักเปล่าๆค่ะ เพราะฉะนั้นเราก็ทำสัญลักษณ์ Work for productivity ให้มุมใดมุมหนึ่งของที่พักอาศัยของเราจะดีกว่าค่า 

Tips ที่ 2 สร้างตารางทำงานล่วงหน้า รายสัปดาห์ และ รายวัน 

ทุกๆ เย็นของวันอาทิตย์เอ็มมี่จะนั่งรีเช็คตารางของสัปดาห์ถัดไป รวมถึงลิสต์ To do list ออกมาแล้วเอาไปลงตารางงาน ว่าแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง ต้องทำอะไรเสร็จตอนไหน ต้องคุย ประชุม ประสานงานกับใครบ้าง ผ่าน แอปพลิเคชั่นต่างๆ ทั้ง Google calendar , Google task เพื่อที่จะได้มี วันกำหนดที่คอยเตือนเราในทุกๆวันว่าเรายังอยู่ on track ของการทำงานอยู่ 

เพราะฉะนั้นหลายๆท่านที่เวลาไปทำงาน อาจจะละเลย To do list ยิ่ง Work from Home ยิ่งต้องทำ To do list ค่ะ เพราะถ้าเป็นหัวหน้าหรือเจ้าของธุรกิจงานที่อยู่ที่เราก็ห้ามตกบกพร่อง 

ส่วนใครที่เป็นทีมงานหรือพนักงาน ก็ต้องทำเช่นกันเพื่อเป็นการสร้าง trust หรือความน่าเชื่อถือ ในโอกาสหน้าๆไม่ว่าเราจะ Work from Home หรือไม่ยังไงเราก็จะเป็นคนที่มีความรับผิดชอบเสมอ ส่วนตัวเอ็มมี่ชอบ Google task ค่ะเพราะว่าเวลาเราทำอะไรเสร็จก็แค่คลิก done ระบบจะทำการขีดฆ่าลิสต์งานนั้นๆให้เราทันที ถือเป็นการ celebrate เล็กๆ ในใจของเรา 

Tips ที่ 3 คอยสื่อสารและอัพเดทงานให้มากกว่าตอนทำงานออฟไลน์ 

เชื่อว่าปัญหาของหลายๆองค์กรที่กังวลใจกันคือเรื่องของการสื่อสาร บางคนก็อาจจะบอกว่าตอนทำงานที่ออฟฟิศก็ไม่ค่อยสื่อสารกันอยู่แล้วนี่จะให้ Work from Home งานต้องติดขัดเพราะขาดการสื่อสารจากอีกฝ่ายแน่ๆ คำแนะนำคือทำกลับกันก็คือต้องสื่อสารค่ะ

แต่เครื่องมือในการสื่อสารก็มีหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการนัดประชุมออนไลน์ 

การอัพเดทผ่านเครื่องมือ Project Management อีเมล์ ร่วมถึง chat เมื่อทำงานชิ้นไหนเสร็จอัพเดทให้ผู้ที่มีส่วนร่วมได้รับรู้ เขาจะได้รู้สึกไว้ใจเราและอยากทำงานต่อร่วมกับเราค่ะ หรือหากติดปัญหาต้องการความช่วยเหลือก็อย่าเก็บไว้แล้วรอเปิดทำงานอีกทีเพราะเรายังไม่รู้ว่าสภาวะ Work from Home จะจบลงเมื่อไหร่ 

หลายต่อหลายครั้ง เราอาจจะคิดว่าเราก็ทำงานนะ ทำได้ดีด้วยแต่อย่าลืมค่ะว่าหลายต่อหลายครั้งที่อาจจะไม่มีคนเห็นผลงานถ้าเราไม่สื่อสารออกไปค่ะ 

Tips ที่ 4 ใช้เครื่องมือให้เป็นประโยชน์ 

แน่นอนค่ะว่าบริษัทไหนที่คุ้นชินกับการทำงานผ่านออนไลน์ก็อาจจะไม่ได้รู้สึกแปลกอะไรสำหรับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นแต่บริษัทไหนที่ยังไม่เคยทดลองมาก่อนนี่เป็นโอกาสที่ดีที่เราจะได้ทดลองเครื่องมือใหม่ๆในการทำงาน ให้เหมาะกับคนรุ่นใหม่กันค่ะ อาทิเช่น 

การประชุมออนไลน์ ถ้าทีมเอ็มมี่ก็ใช้ Zoom ค่ะ เราใช้ Zoom เพื่อสื่อสารกับลูกค้ามาหลายปีแล้ว 

ข้อจำกัดของการใช้ Zoom ฟรีก็อาจจะมีอยู่บ้างเช่นประชุมได้มากสุด 40 นาทีแต่สำหรับองค์กรไหนที่เป็น Sme ต้องใช้เยอะก็มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเดือนละ 300-400 บาทค่ะ คุณจะได้มีการประชุมแบบสะดวก และ หลื่นไหลมากขึ้น ลองใช้โปรแกรม Project management ดูค่ะ 

ทีม STEPS Academy เรายังคงรักกับ Trello อยู่ และดูเหมือนว่าไม่น่าจะเปลี่ยนใจไปไหน เพราะเราทดลองให้ทีมงานในบริษัทเราตั้งแต่วัย Gen Z จนถึง Baby boomer ใช้ Trello ดูจะเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดและสามารถเชื่อมต่อกับ plug-in ต่างๆได้มากมายไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมกับตาราง Timeline ของ Project ที่เรียกว่า Planyway หรือ การ เชื่อมกับ Slack , Google drive 

Tips ที่ 5 อย่าลืมจัดตารางดูแลความสุข และ ร่างกายด้วยค่ะ

ข้อสุดท้ายสำคัญเมื่อคุณยกงานกลับมาทำที่บ้านเป็นสถานการณ์ที่หลีกเหลี่ยงไม่ได้ เพราะฉะนั้นแล้วความเครียดจะมาเคาะประตูโดยที่คุณไม่รู้ตัวค่ะ ส่วนตัวเอ็มมี่เคยเอางานกลับมาทำที่บ้านจนเพลินแล้วก็นอนไม่หลับ เพราะเราลืมแบ่งเวลาพัก นั่งสมาธิ ออกกำลังกาย ผ่อนคลาย 

สำคัญมากนะคะ ยิ่งทุกอย่างอยู่ที่เดียวกันและเรายังต้องทำทุกอย่างให้ Productive อีกด้วย 

สุดท้ายแล้วก็ขอเป็นกำลังใจให้กับทุกท่าน ให้พวกเราผ่านพ้นวิกฤตนี้สร้างโอกาสใหม่ๆไปด้วยกันค่ะ STEPS together !